Die Finanzverwaltung hat nun bundesweit abgestimmt, welche Inhalte beim Z3-Zugriff aus SAP-Systemen mittels DART (SAP Data Retention Tool) für den Betriebsprüfer zu exportieren sind.
Entsprechend § 147 AO, konkretisiert durch das BMF-Schreiben vom 14.11.2014 „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD), hat der Betriebsprüfer der Finanzverwaltung das Recht, auf Daten aus dem ERP-System des Unternehmens zuzugreifen, indem er
- entweder direkt im System auf Auswertungen zugreift (Z1-Zugriff)
- oder sich entsprechende Reports aushändigen lässt (Z2),
- oder indem er einen Datenexport auf DVD anfordert (Z3).
Bereits seit dem Jahr 2001 ist diese Verpflichtung für Unternehmen in einem BMF-Schreiben geregelt (GDPdU), welches zum 01.01.2015 durch die o.g. GoBD ersetzt wurde. Das Zugriffsrecht erstreckt sich auf alle „steuerlich relevanten Daten“ – welche das konkret sind und welche entsprechend im Z3-Zugriff zu exportieren sind, war bisher jedoch nicht einheitlich geregelt.
Mit der bundeseinheitlichen Abstimmung haben sich die Finanzverwaltungen der Ländern nun auf ein Modell geeinigt, welches für Unternehmen gilt, die SAP anwenden und für den Export SAP DART verwenden. Das Modell umfasst die Segmente FI (Finanzbuchhaltung), AA (Anlagenbuchhaltung) CO (Kostenrechnung), MM (Materialwirtschaft) und SD (Vertrieb). Eine Übersicht der zu exportierenden Inhalte stellen wir gerne auf Anfrage bereit.
Damit haben Unternehmen, welche die Anforderungen der Finanzverwaltung rechtskonform umsetzen möchten, nun eine konkrete Handlungsanweisung zur Konfiguration des DART-Moduls zur Verfügung. Es bleibt dem Prüfer zwar vorbehalten, darüber hinaus weitere Daten anzufordern, doch es hat sich gezeigt, dass der Mindestumfang in den meisten Fällen zunächst ausreichend ist.
Sofern Sie im Unternehmen kein DART einsetzen, gibt es noch einige andere Möglichkeiten, die Daten GoBD-konform aus dem SAP-System zu exportieren, beispielsweise über das Audit Information System (AIS) oder direkt per SE16 aus den entsprechenden Tabellen.
Ob die Daten grundsätzlich lesbar sind und welche Daten tatsächlich im exportierten Datenpaket enthalten sind, lässt sich z.B. mit der Software IDEA der Fa. Audicon prüfen, welche auch die Betriebsprüfer einsetzen. Ebenso lässt sich bereits vor der eigentlichen Prüfung eine Simulation der Betriebsprüfung durchführen – so gewinnen Sie vorab einen Eindruck, mit welchen Prüfungsergebnissen Sie möglicherweise im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung konfrontiert werden.
Gerne unterstützen wir Sie bei Umsetzung der Anforderungen aus den GoBD.